Ausfallgebühren in der Physiotherapie – unfair oder notwendig?

Viele Patient*innen empfinden Ausfallgebühren zunächst als streng oder sogar unfair. Gleichzeitig gehört dieses Thema zu unserem täglichen Praxisalltag. Deshalb möchten wir nochmal transparent erklären, warum es diese Regelung gibt und warum sie letztendlich für alle sinnvoll ist.

Die Realität einer Bestellpraxis

Als Physiotherapiepraxis sind wir eine Bestellpraxis – das bedeutet, dass jeder Termin fest für EINE Person exklusiv reserviert ist – inklusive Therapeut*in, Raum und Zeit.

Wird ein Termin zu kurzfristig (weniger als 24 h vorab) abgesagt oder wird zum Termin nicht erschienen:

• kann er meist nicht neu vergeben werden
• bleibt die Zeit unbezahlt
• warten andere Patient*innen weiterhin auf freie Termine

Deshalb gilt eine Stornierungsfrist von 24 Stunden vor Termin, damit wir eine Chance haben, wartenden Personen, diesen Termin anbieten zu können.

Ein Blick über den Tellerrand

Was in unserem Alltag oft zu wilden Diskussionen führt, ist in anderen Bereichen des täglichen Lebens völlig selbstverständlich:

• Bsp. Deutsche Bahn/Flüge: je nach Tarif ist eine kurzfristige Stornierung gar nicht oder nur eingeschränkt möglich – Stornierungsoptionen kauft man sich vorab häufig mit
• Hotels: wer zu spät absagt oder nicht erscheint, zahlt häufig den vollen Preis – auch hier zahlt man für mögliche Stornierungsoptionen vorab einen Aufpreis
• Konzerte & Kino: wenn du nicht gehst – aus welchen Gründen auch immer – so bekommst du dein Geld in der Regel nicht zurück.
• Restaurants: mittlerweile verlangen auch Restaurants immer häufiger eine Reservierungsgebühr, die einbehalten wird, wenn man zu kurzfristig oder gar nicht absagt.

Diese Beispiele zeigen, dass es kein „Sonderfall der Physiotherapie“ ist, dass reservierte Leistung eine Verbindlichkeit darstellen und entsprechend bezahlt werden müssen.

Typische Situationen aus dem Praxisalltag

• Termin vergessen => kommt häufiger vor, als man denkt – für uns ein kompletter, nicht zu kompensierender Ausfall
• kurzfristige Planänderung => ein anderer Termin ist „wichtiger“ – u. U. nachvollziehbar, aber ebenfalls nicht kompensierbar
• Krankheit am Behandlungstag => menschlich absolut verständlich – organisatorisch trotzdem ein nicht ersetzbarer Termin

Warum Ausfallgebühren notwendig sind

Ein entscheidender Punkt wird oft übersehen:
Nicht wahrgenommene Termine dürfen NICHT mit den gesetzlichen Krankenkassen abgerechnet werden – die Leistung hat nicht stattgefunden!

Das bedeutet konkret:

• Kosten für bereitgestellte/n Therapeut*in und Raum bestehen dennoch
• ABER kein abrechenbarer Umsatz möglich
• kurzfristige Terminweitervergabe nicht möglich
• DESWEGEN Ausfallgebühren notwendig

Aus Patient*innensicht fühlt es sich manchmal wie „bezahlen ohne Leistung“ an.

Aber mal anders gefragt:
Würdest du acht Stunden arbeiten wollen – aber nur sieben bezahlt bekommen? (Gleich vorweg: ohne Überstundengutschriften 😉 )
Auch wenn die Therapeut*innen regulär ihren Lohn, trotz Ausfall bekommen, fehlt das Geld am Ende an anderer Stelle.

Unser Ziel: Fairness und Transparenz für alle
Die konsequente Umsetzung der Ausfallgebühren dient folgenden klaren Zielen

• verlässliche Terminplanung
• bessere Verfügbarkeit für wartende Patient*innen
• aufrechterhalten Behandlungsqualität
• Aufbau weiterer Expertisen durch die Möglichkeit Fortbildungen zu unterstützen.

Fazit
Ausfallgebühren sind kein Sonderfall in der Physiotherapie, sondern ein Prinzip, das wir aus vielen Lebensbereichen kennen.

Sie sorgen für:

• Verbindlichkeit
• Fairness
• Expertise
• und einen funktionierenden Praxisalltag

Am Ende profitieren alle davon.

Vielen Dank für eure Unterstützung!